ช่องทางการติดต่อสื่อสาร

1.6  ช่องทางการติดต่อสื่อสาร (Organizational Communication Channels)  มี  2 ประเภท  ดังนี้
        1. การติดต่อสื่อสารในแนวดิ่ง (Vertical Communication)   คือ การติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา (ต่างชั้นกัน)

       การติดต่อสื่อสารในแนวดิ่ง (Vertical Communication)  ข่าวสารไหลได้  2  ทางด้วยกัน คือ

                 1.1  การติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง (Downward Communication)          

                1.2  การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Upward Communication)

         1.1  การติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง  (Downward Communication)   คือ การไหลของข้อมูลข่าวสารจากระดับบนลงสู่ระดับล่าง

* การติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง ( Downward Communication)

ยกตัวอย่างเช่น

         1. คำสั่งงาน

         2. คำชี้แจงเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมาย

         3. ขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงาน

         4. ข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับผลประเมิน   การทำงานของพนักงาน

         5.การกระตุ้นพนักงานให้ตั้งใจทำงาน

  

    1.2  การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Upward Communication)  คือ การไหลของข้อมูลข่าวสารจากพนักงานระดับล่างไปสู่พนักงานระดับที่สูงกว่า

* การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบน   (Upward Communication)

1.  ความก้าวหน้าของโครงการที่รับผิดชอบ

2.  การขอความช่วยเหลือจากผู้บังคับบัญชา

3.  เรื่องที่เกิดขึ้นแล้วมีผลกระทบต่อองค์การ

4.  ข้อเสนอแนะในการทำงานใหม่ๆ

5.  ทัศนคติ ขวัญ และประสิทธิภาพ

                 Management by Wandering Around : (MBWA) คือ การบริหารโดยเดินดูรอบๆ

2.              การติดต่อสื่อสารในแนวนอน (Horizontal Communication) คือ การติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานระดับเดียวกัน หรือ หน่วยงานเดียวกัน

*  การติดต่อสื่อสารในแนวนอน (Horizontal Communication) เกิดจากการประสานงาน (Coordination) การแก้ปัญหา การแจ้งข่าวสาร และการช่วยเหลือกันและกัน

  *  อุปสรรคของการติดต่อสื่อสารในแนวนอน

          1. การแข่งขัน

          2. ความชำนาญเฉพาะอย่าง

          3. การขาดแรงจูงใจ

*  ช่องทางการติดต่อสื่อสารในรูปแบบอื่น

          1. ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail or E-Mail System)

          2. การประชุมทางวิดีโอทัศน์ (Video Teleconferencing)

1.7  ลักษณะของการสื่อสารที่ดี
           การส่งสารโดยการพูดหรือการเขียน ที่จะทำให้เกิดประสิทธิผลต่อการดำเนินธุรกิจ ควรมีลักษณะสำคัญ ดังนี้
            1. ความน่าเชื่อถือ (Credibility) หมายถึงสารที่สามารถทำให้ผู้รับสารเกิดความเชื่อถือในสารนั้น
            2. มีสาระ (Content) หมายถึง สารนั้นมีสาระให้ความพึงพอใจ เร่งเร้า และชี้แนะให้เกิดการตัดสินใจ
            3. ชัดเจน (Clearity) หมายถึง การเลือกใช้คำ หรือข้อความที่เข้าใจง่าย ข้อความไม่คลุมเครือ
            4. เหมาะสมกับโอกาส (Context) หมายถึงการเลือกใช้ภาษาและวิธีส่งสาร ตลอดจนผู้รับได้เหมาะสมกับสังคม วัฒนธรรม และสิ่งแวดล้อม
            5. ช่องทางการส่งสาร (Channels) หมายถึงการเลือกวิธีการส่งข่าวสารได้เหมาะสมและรวดเร็วที่สุด
            6. ความต่อเนื่องและแน่นอน (Continuity and Consistency) หมายถึง การสื่อสารที่กระทำอย่างต่อเนื่อง มีความแน่นอนถูกต้อง
            7. ความสามารถของผู้รับสาร (Capability of Audience) หมายถึง การเลือกใช้วิธีการส่งสารซึ่งมั่นใจว่าผู้รับสาร สามารถรับสารได้ง่ายและสะดวก โดยคำนึงถึงความรู้ เจตคติ อุปนิสัย ทักษะการใช้ภาษา สังคมและวัฒนธรรมของผู้รับสารเป็นสำคัญ

1.8  คุณลักษณะของผู้ประสบความสำเร็จในการสื่อสาร
          1. มีความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องต่าง ๆ
          2. มีทักษะในการใช้ภาษาในการสื่อสาร 
          3. เป็นคนช่างสังเกต เรียนรู้ได้เร็ว และมีความจำดี
          4. มีความซื่อตรง มีความกล้าที่จะกระทำในสิ่งที่ถูกต้อง
          5. มีความคิดสุขุม รอบคอบ
          6. มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์
          7. คิดและแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี
          8. มีความสามารถแยกแยะและจัดระเบียบข่าวสารต่าง ๆ
          9. มีความสามารถในการเขียนได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
         10. มีศิลปะและเทคนิคการจูงใจคน
         11. รู้ขั้นตอนการทำงาน
         12. มีมนุษย์สัมพันธ์ดี

 1.9  ข้อควรคำนึงเกี่ยวกับการใช้ภาษาไทยในการสื่อสาร
          1. ใช้คำที่กะทัดรัด  เข้าใจง่าย  สื่อความหมายได้ชัดเจน
          2. ใช้คำสุภาพ เหมาะสมแก้โอกาส  ไม่ใช้คำ หรือข้อความที่มีความหมายได้หลายทาง
          3. ใช้ข้อความ หรือประโยคที่ไพเราะ ไม่ใช้สำนวน หรือรูปประโยคของภาษาต่างประเทศ
          4. ใช้ภาษาที่สร้างสรรค์สังคม และรักษาวัฒนธรรมประเพณีที่ดีงามของชาติไทย

1.10  การใช้บริการการสื่อสารแห่งประเทศไทย

             ธุรกิจทุกประเภทย่อมต้องการการสื่อสารที่สะดวกและรวดเร็ว องค์กรธุรกิจสามารถติดต่อใช้บริการของการสื่อสารแห่งประเทศไทยได้ดังนี้
              1. บริการไปรษณีย์ ได้แก่  การส่งไปรษณียภัณฑ์  พัสดุภัณฑ์
              2. บริการโทรคมนาคม ได้แก่ การบริการสื่อโทรคมนาคมทั้งภายใน และภายนอประเภท   เช่น   โทรศัพท์  
              3. บริการการเงินได้แก่ การส่งเงินทางไปรษณีย์ธนาณัติ ตั๋วแลกเงินไปรษณีย์ ฯลฯ

1.11  การติดต่อสื่อสารโดยใช้เทคโนโลยี

          ก่อนที่อินเทอร์เน็ตจะเกิดขึ้น สื่อที่ใช้กันอยู่โดยทั่วไปล้วนมีข้อจำกัด ไม่สามารถส่งผ่านสารสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ในการทำงานขององค์กรต่าง ๆ จะใช้โทรศัพท์และกระดาษเป็นสื่อในการติดต่อเป็นส่วนใหญ่โทรศัพท์จึงเป็นการสื่อสารแบบหนึ่งต่อหนึ่ง ผู้สื่อสารควรนัดหมายให้พร้อมเพื่อไม่ให้เสียโอกาส ผลของการติดต่อไม่มีการบันทึกไว้เป็นหลักฐานส่วนการใช้กระดาษ เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือแบบฟอร์มการซื้อขายต่าง ๆ ล้วนต้องใช้เวลานานในการประมวลผล
          ส่วนสื่อมวลชน  เช่น   โทรทัศน์  และวิทยุเป็นการสื่อสารทางเดียว ผู้ชม หรือ ผู้รับสารสนเทศ          ไม่สามารถจะส่งสารสนเทศกลับไปยังผู้เผยแพร่สื่อได้ง่าย   อินเทอร์เน็ต  จึงเป็นสื่อชนิดใหม่ซึ่งเอาชนะข้อจำกัดต่าง ๆ ได้ ทำให้ผู้ส่งสารและผู้รับสาร สามารถสื่อสารกันได้แบบสองทาง  บุคคลที่ต้องการติดต่อกัน  ไม่จำเป็นต้องนัดหมาย  เพื่อพบปะในขณะเดียวกันข้อมูลต่าง ๆ  ที่ส่งผ่านสามารถบันทึกและเก็บไว้เป็นหลักฐานได้ง่าย  นอกจากนี้  อินเทอร์เน็ตเป็นสื่อที่รองรับได้ทั้งการสื่อสารแบบหนึ่งต่อหนึ่งหรือต่อหลาย ๆ ราย  ข้อมูลสารสนเทศที่อยู่ในระบบอินเทอร์เน็ต  มีอยู่มากมายมหาศาล  ทำให้ผู้รับสารเลือกได้เท่าที่ต้องการ
            ระบบอินเทอร์เน็ต  เป็นเครือข่ายที่จะเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อื่นๆ ทั่วโลกเข้าไว้ด้วยกัน  จุดเด่นของอินเทอร์เน็ต คือ การใช้มาตรฐานที่ทำให้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล โทรศัพท์มือถือ หรือ ซุปเปอร์คอมพิวเตอร์สามารถติดต่อสื่อสาร  เชื่อมโยงกันได้โดยไร้พรมแดน           การสื่อสารนั้น  ทำได้ด้วยความเร็วแสง และเป็นการสื่อสารแบบสองทาง

               ปัจจัยที่ทำให้อินเทอร์เน็ตประสบความสำเร็จ

               1. เป็นมาตรฐาน มาตรฐานของระบบอินเทอร์เน็ตทำให้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์จำนวนมากทั่วโลกเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน และมีศักยภาพที่จะทำให้อุปกรณ์แทบทุกชนิดติดต่อกันได้ เช่นโทรศัพท์ มือถือ โทรทัศน์ เครื่องเล่นเกม ฯลฯ

              2. เป็นการเชื่อมโยง การเชื่อมโยงอุปกรณ์ต่าง ๆ ไม่ได้จำกัดเฉพาะวงแคบ หากแต่มีการเชื่อมโยงติดต่อกับบุคคลทั่วไปที่มีความต้องการตรงกัน โดยผ่านระบบอินเทอร์เน็ต และเครื่องคอมพิวเตอร์ ส่วนบุคคล ทำให้ผู้ซื้อและผู้ขายได้ติดต่อกันโดยตรง
              3. โลกไร้พรมแดน โลกของอินเทอร์เน็ต เป็นยุคไร้พรมแดน ตำแหน่งที่อยู่ของประเทศต่าง ๆ ไม่มีความสำคัญ ถึงแม้จะอยู่ที่ใดก็ตามย่อมติดต่อสื่อสารถึงกันได้ โดยไม่มีความรู้สึกแตกต่างด้านสถานที่
               4. ความเร็วแสง
               5. การสื่อสารแบบสองทาง

1.12  พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E - Commerce)
               การดำเนินธุรกิจยุคใหม่จำเป็นต้องพึ่งพาระบบอีคอมเมิร์ชหลาย ๆ ด้าน เช่น ด้านการขายการโฆษณาประชาสัมพันธ์ การเจรจาสื่อสารทางการค้า ฯลฯ ผู้ประกอบการต้องปรับธุรกิจเข้าสู่ระบบอินเทอร์เน็ต และดำเนินธุรกิจการค้าระบบอีคอมเมิร์ซ ดังนั้นระบบอินเทอร์เน็ตและอีคอมเมิร์ซ ทำให้โลกเข้าสู่การติดต่อสื่อสารและการค้าไร้พรมแดน (Globalization) อย่างแท้จริง ทำให้ผู้ประกอบการค้าขายกับผู้บริโภคทั่วโลกได้โดยตรง ไม่ต้องเดินทางไปพบปะซึ่งทำให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายสูง

1.13  ระบบการศึกษาและการเรียนรู้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

          การศึกษาในยุคเทคโนโลยีสารสนเทศ E-Learning เกี่ยวข้องกับครูผู้สอนและผู้เรียนโดยตรง ปัจจุบันองค์กรของภาครัฐและเอกชนตลอดจนสถาบันการศึกษา เริ่มโครงการสอนแบบ E-Learning

             ความหมายของ E- Learning
             E- Learning มาจากคำว่า Electronics Learning หมายถึง การเรียนรู้ทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือการเรียนรู้โดยใช้คอมพิวเตอร์ มาช่วยสอนแทนรูปแบบการสอนเดิม การใช้วีดีทัศน์ ซีดีรอม สัญญาณดาวเทียม แลน อินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ต
             E- Learning เป็นการศึกษาทางคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ (Internet Pomputer Bework) ทั้งหลาย และเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่มีอยู่มาช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการเรียน การวัดผล และการจัดการศึกษา ทั้งหมดแทนการเรียนการสอนแบบเดิม

             ลักษณะของ E- Learning
             E- Learning เป็นลักษณะการเรียนแบบออนไลน์ หมายถึง ลักษณะของข้อมูลที่เป็นข้อมูล ทางคอมพิวเตอร์ หรืออิเล็กทรอนิกส์ ในสภาพที่พร้อมจะใช้งานได้ตลอดเวลา ทำให้การเรียนการสอน แบบ E- Learning เป็นการเรียนที่สามารถ โต้ตอบกันได้เหมือนการเรียนในห้องเรียนปกติ เพราะเป็น ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สามารถนำเสนอ โดยใช้เทคโนโลยีที่เป็นลักษณะของมัลติมิเดีย หรือ ลักษณะการแสดงข้อมูลเป็นรูปภาพ กราฟ เสียงและภาพเคลื่อนไหว ได้ ทำให้การเรียนการสอน แบบ E- Learning เป็นที่สนใจมากขึ้น นอกจากนี้ E- Learning มีคุณสมบัติสำคัญคือ เป็นการเรียนระยะไกล (Distance Learning) ซึ่งผู้เรียนและผู้สอนไม่ต้องพบกันแต่สามารถ เรียนหนังสือได้ทำให้ไม่ต้องเสียเวลา ผู้เรียนและผู้สอนมีเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถเชื่อมเช้าไปในอินเทอร์เน็ต ก็เรียนสอนกันได้ จึงเป็นผลให้เกิดการเรียนรู้ด้วยตนเอง (Self -Learning) มีประโยชน์คือ ผู้เรียนได้เรียนรู้ด้วยตนเองมากขึ้น มีอิสระในการเรียน และมีความคล่องตัวในการเรียนมากขึ้น

              Distance Learning คือ การเรียนทางไกลโดยผู้เรียนและผู้สอน ไม่ได้อยู่ด้วยกัน จะเป็นวิธีการเรียนการสอนใดก็ตาม
               E-Learning คือการเรียนที่มีลักษณะเป็นการเรียนทาง ไกลด้วยระบบออนไลน์สามารถใช้สื่อการสอน ในรูปของคอมพิวเตอร์ อินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต โทรทัศน์ ดาวเทียม ซีดีรอม หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ
               Online  Learning  หรือ  Web-based  Learning หรือ Web-based  Instruction  มีความหมาย เหมือนการเรียน ทางไกล ผ่านทางเว็บจะเป็นรูปแบบ าของอินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต และเอ็กซ์ทราเน็ต
               Computer based Learning หรือ Computer-assisted Instruction (CAI) หมายถึง การเรียนโดย ใช้คอมพิวเตอร์ เป็นสื่อในการสอน
               ตำราอิเล็กทรอนิกส์  (E-Books)  หรือ Electronic Books  การศึกษาเรียนรู้สามารถทำได้หลายวิธี คือ ผ่านสื่อประเภทต่าง ๆ เช่น วิทยุ โทรทัศน์ ปัจจุบันมีการเผยแพร่ความรู้ด้วยตำราอิเล็กทรอนิกส์ โดยการนำเอกสารวิชาการ และตำราที่ผลิตขึ้นเป็นจำนวนมาก  มาจัดทำให้รูปสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเป็นศูนย์รวมตำราเรียนบนโลกอินเทอร์เน็ต    E- Books จะช่วยให้ผู้ศึกษา และผู้สนใจ ทั่วไป ศึกษาค้นคว้า และทดลองอ่านก่อนตัดสินใจซื้อตำราเหล่านั้น สิ่งสำคัญคือสามารถค้นคว้าหาความรู้และเลือกอ่านตำรา เรียนของสถานศึกษาได้ทุกเล่ม ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ที่มีเครือข่ายอินเทอร์เน็ต โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายใด ๆ